задать вопрос юристу

Письмо

Понятие юридического письма

Письмо – это средство закрепления речевой информации при помощи начертательных знаков или изображений.

Юридическое письмо – это текст, на материальном носителе, различного юридического и информационного содержания, подготовленный адресантом, предназначенный для передачи информации во времени и пространстве.

Адресант – это лицо, отправляющее письмо различного характера, с помощью личных, почтовых, электронных или факсимильных способов отправления.

Адресат – это предполагаемый получатель, на имя которого, адресовано письмо различного характера.

Одним из наиболее важных критериев создания юридического письма, является юридическая техника.

Юридическая техника представляет собой систему средств, приемов и правил, которые используются при создании, оформлении и упорядочении юридических актов для обеспечения эффективности их регулятивного воздействия.

Главное назначение юридического письма – заключается в возможности передачи необходимой информации, с соблюдением наиболее важных условий и способов его содержания, которые используются при создании грамотного юридического документа, знание юридической техники создания юридического письма дает возможность повысить качество юридической работы.

Язык и стиль написания юридического письма

Немаловажным критерием создания юридического письма является язык и стиль его написания.

По структуре создания письма, можно выделить регламентированные и нерегламентированные письма, т.е. написанные по установленному образцу или в свободной форме.

В зависимости от вида юридического письма, оно должно обладать следующими характеристиками:

  • лаконичность;
  • точность и ясность изложения;
  • нейтральный тон изложения;
  • ограниченная сочетаемость слов;
  • использование терминов;
  • широкое использование общепринятых языковых формул;
  • преобладание простых распространенных предложений;
  • применение лексических и графических сокращений;
  • констатирующе - предписывающий характер изложения.

Классификация юридического письма

Для того, чтобы верно составить юридическое письмо необходимо для начала определить к какой группе данное письмо будет относиться. Критерием разграничения юридического письма является его целевая направленность, которая определяет тoнальность докумeнта и способ подачи материала.

Существуют следующие разновидности юридического письма:

  • письмо-ответ;
  • письмо-просьба;
  • письмо-извещение;
  • письмо-напоминание;
  • письмо-приглашение;
  • письмо-сопровождение;
  • письмо-подтверждение;
  • письмо предложение (оферта);
  • гарантийное письмо.

Письмо-ответ – это служебное письмо, отправленное на инициативные письма, такие как письмо-запрос или письмо-просьбу.

Письмо - ответ в гражданском законодательстве, является одним из доказательств совершения процессуальных действий между сторонами. В частности, для обращения в суд, стороны должны пройти досудебный порядок урегулирования спора, как в претензионном порядке, так и с помощью служебных писем.

Письмо-ответ должно быть положительным или отрицательным на инициативное письмо. Как в первом, так и во втором случае, письмо - ответ должно быть обоснованным, в случае отказа, ответ желательно начать именно с причины отказа. Отрицательный ответ непременно должен быть сформулирован в регламентированной, корректной и доброжелательной форме, убеждая адресата, что обстоятельства не позволяют вам ответить положительно на адресованные вам просьбы или запросы. В случае дальнейшего согласия на запрос или просьбу, необходимо указать на каких условиях и когда может быть дан положительный ответ.

Письмо-ответ, должно быть заверено подписью физического лица, либо подписано уполномоченным на то лицом, и заверено оттиском печати юридического лица.

Обязательными реквизитами письма - ответа, для юридического лица, являются:

  1. Полное наименование организации;
  2. Юридический адрес;
  3. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  4. Основной государственный номер (ОГРН);
  5. Код причины постановки на учет (КПП);
  6. Дата внесения в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  7. Номер и дату письма ответа;
  8. Подпись.

Обязательными реквизитами письма - ответа, для физического лица, являются:

  1. ФИО адресата;
  2. Адрес для корреспонденции;
  3. Дату письма ответа;
  4. Подпись.

Письмо-просьба – это деловое письмо, целью которого является получение информации о товаре, услугах, либо просьбе в совершении каких-либо действий со стороны адресата, для достижения необходимой вам цели.

В содержании данного письма, необходимо подробно изложить и обосновать, указанную вами просьбу. Обоснование просьбы не является основополагающим фактором, в случаях типового характера письма и очевидности просьбы, а так же если осуществление действий, указанных в письме-просьбе, является прямой обязанностью юридического или физического лица.

Обязательные реквизиты письма-просьбы, как для физических, так и юридических лиц являются идентичными, реквизитам указанных в письме-ответе.

Просьба также может содержаться в других письмах, например в сопроводительном письме, оферте, гарантийном и других.

Письмо-извещение – это один из видов делового письма, созданное с целью донесения до адресата информации различного характера.

Данные письма могут быть отправлены неопределенному количеству лиц.

Письмо – извещение пишется в произвольной форме, с использованием общепринятых языковых формул, с обязательным указанием реквизитов адресанта, установленных для юридического или физического лица.

Письмо-напоминание – это один из видов делового письма, носящее требовательный характер, используемое в случаях, когда получателем не выполняются действия, вытекающие из установленных ранее договоренностей или из прямых обязанностей последнего.

Содержание письма – напоминания, может состоять из трех частей, а именно указания (ссылки) на документ, подтверждающий выполнение получателем установленных ранее обязанностей, просьбой отправителя в выполнении данных действий, и указании адресантом последствий отказа от совершения получателем установленных обязательств.

Письмо-приглашение – это информационное письмо, с помощью которого адресант может пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письмо-приглашение пишется в произвольной форме, с обязательным указанием наименования мероприятия, конкретного места, даты и времени проведения мероприятия, контактов адресата, а также с обязательным указанием реквизитов адресанта установленных для юридического или физического лица.

Письмо-сопровождение – это официальный документ, выполняющий роль пояснительной записки к основному документу или перечню отправляемых документов.

Содержание письма – сопровождения составляется в произвольной форме и может состоять из обращения к адресату, с указанием цели данного письма, описью высылаемых документов, инструкций к использованию данных документов, а также указанием необходимости их принятия адресатом.

В заключительной части сопроводительного письма необходимо указать контактные данные отправителя, подпись адресанта и дату отправления.

Письмо-подтверждение – это деловое письмо, подтверждающее факт получения адресантом сведений или выполненных ранее установленных обязательств и поручений адресатом, а также получения последним документов, денежных средств, товаров и др. (Приложение №7).

Письмо-подтверждение может быть составлено в произвольной форме, с указанием ранее установленной договоренности, на основании которой, совершенны те или иные действия адресатом, получены те или иные документы, ценные бумаги, товары и другое, выполнение которых адресант подтверждает. В заключительной части подтверждения отправитель может указать просьбу или предложение.

Письмо-предложение (оферта) – это деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру, содержащее предложение о сотрудничестве, совершение совместных сделок, заключение договора, соглашения, а также предложения товаров и услуг отправителем (Приложение №8).

В содержании письма-предложения необходимо указать причины желания совершения сделок с получателем оферты, детали сделки, а именно: наименование, срок, цену, количество, качество, способ оплаты. Предложение партнеру, может содержать как конкретную информацию о видах сотрудничества, так и общую. Оферту можно оформить в виде предварительного договора между сторонами.

Письмо предложение может быть отправлено по инициативе адресанта, а так же в ответ на письмо – просьбу.

Письмо-ответ на предложение (оферту), в российском законодательстве именуется - акцептом.

При отказе получателя на заключение предлагаемого соглашения, переписка между сторонами может продолжаться до тех пор, пока соглашение не будет достигнуто.

В заключительной части оферты, необходимо указать реквизиты отправителя физического или юридического лица, дату отправления, а также заверить письмо подписью физического лица, либо подписать уполномоченным на то лицом, и заверить оттиском печати юридического лица.

Гарантийное письмо – это деловое письмо, о предоставлении адресатам гарантий или выполнением адресантом обязательств, при заключении между сторонами соглашений, либо выполнение обговоренных действий, связанных с интересами адресата (Приложение №9).

Гарантийное письмо может быть направленно как физическому, так и юридическому лицу, оно носит юридический характер и может соответствовать по статусу документам договорного характера.

В содержании заказного письма необходимо указать конкретные условия выполнения действий адресантом, сроки и качество выполняемых услуг.

В заключительной части гарантийного письма необходимо указать реквизиты отправителя физического или юридического лица, дату отправления, а также заверить письмо подписью физического лица, либо подписать уполномоченным на то лицом, и заверить оттиском печати юридического лица.

В зависимости от функциональных признаков юридического письма, можно классифицировать их по следующим группам:

  • письма требующие ответа;
  • письма не требующие ответа.
  • В зависимости от адресата (предполагаемого получателя) юридического письма, можно классифицировать их по следующим группам:
  • обычные письма – (адресованные конкретному получателю);
  • коллективные письма – (адресованные конкретному получателю, неопределенным количеством адресантов);
  • циркулярное письмо – (адресованное неопределенному количеству получателей одновременно, одним адресантом).

В зависимости от территориального признака, юридические письма можно классифицировать на два вида:

  • внутренние письма (внутри страны);
  • международные письма.

В настоящее время наиболее доступными и юридически верными способами отправки корреспонденции являются:

  • почтовое отправление (через отделения почты России);
  • факсимильный способ (отправка письма по факсу);
  • электронным способом (с помощью сети интернет, заверенное электронной подписью отправителя).

Отправку письма, через отделения почтовой связи необходимо осуществлять, непосредственно через отделения ФГУП «Почта России», с подтверждением – наличием квитанции об отправки, с уведомлением о вручении письма адресату, а так же с описью вложения, т.е. перечня документов приложенных документов к отправляемому письму.

Более распространенным способом отправки письма, является факсимильная связь, так как это наиболее удобный и быстрый способ отправления письма адресату. Факс является официальным документом, в связи с чем, при получении письма таким способом, его необходимо регистрировать и исполнять, так же как при получении письма другими способами. Факсимильная связь удобна, так как обеспечивает высокую оперативность.

Еще одним не менее распространенным способом отправки письма, является - электронное письмо, с помощью сети интернет. В случае наличия у адресата почты в сети интернет, отправка письма электронном способом с сопровождением электронной подписи, приведет к быстрому обмену информацию.

Есть вопрос юристу?

  • Заполните поля формы
  • Нажмите "Задать вопрос"
  • Получите бесплатный ответ юриста

Для получения бесплатного письменного ответа юриста подробно опишите ваш вопрос